Keine Angst vorm Telefonieren

Du magst Telefonieren nicht und hast teilweise sogar richtig Panik davor? Du kannst dich wunderbar mit Menschen persönlich unterhalten, bekommst aber am Telefon kein Wort heraus? Ich kann das nachfühlen, mir ging es genauso. Doch ich hab meine Angst überwunden. Ein Anruf löst keine Panik mehr in mir aus. Ich erzähl dir gerne, was mir geholfen hat.

Ich telefonierte noch nie gerne. Wenn es sein musste, konnte ich als Kind früher meine beste Freundin anrufen und einen Termin zum Spielen vereinbaren. Aber das war schnell erledigt, ein kurzes 2-Minuten-Gespräch um den Ort und die Zeit abzumachen und fertig. Jaaa, das war vor der Zeit der Handys und Textnachrichten. Damals musste man auf dem Festnetztelefon anrufen und hoffen, dass jemand zu Hause war.

Aber jemanden anrufen den ich kaum oder gar nicht kenne? Irgendwo anrufen wo ich nicht mal weiß wer ans Telefon geht? Schockstarre, Panik und nur wenn es überhaupt gar nicht anders ging. Lieber hab ich Probleme ignoriert und Dinge aufgeschoben, anstatt etwa telefonisch Termine buchen zu müssen.

Spätestens als ich meinen jetzigen Job angetreten hab, musste ich mir einen Plan überlegen. Telefonieren gehört zum Job dazu. Ich muss Kollegen anrufen, Zulieferer, Kunden, fremde Menschen die ich manchmal nur vom Namen her kenne. Ich muss mit ihnen auf Deutsch und Englisch reden, wobei ich manchmal erst zu Beginn des Gespräches herausfinde, welche Sprache es wird. All meine Ängste vorm Telefonieren treffen hier aufeinander. Doch mittlerweile gehe ich relativ souverän damit um. Auch wenn ich manchmal noch Herzklopfen habe, wenn das Telefon klingelt oder in den Sekunden bevor jemand abhebt. Aber ich weiß, dass ich das kann. Ich weiß welche Techniken mir helfen ruhig zu bleiben und das Gespräch zu meistern. Diese Techniken möchte ich dir gerne weitergeben.

 

Tipps fürs Telefonieren im Job

 

Tipp Nr. 1: Sammele Informationen

Wenn du jemanden anrufen musst, versuche Informationen über diese Person zu bekommen. Oder versuche rauszufinden, wer unter dieser Firmennummer in der Regel abhebt. Vielleicht haben deine Kollegen diese Person oder Firma auch schon mal angerufen und können dir ein bisschen was über sie erzählen. Dann bekommst du ein grobes Bild von deinem Gegenüber und kannst dich etwas auf den Anruf einstimmen.

Aber mach dich bitte nicht zu verrückt. Du solltest deine Kollegen nicht monatelang vor jedem Anruf ausfragen. Das zieht wirklich nur, wenn du ganz neu im Job oder der Abteilung bist. Irgendwann wirst du den anderen um dich herum damit nämlich tierisch auf die Nerven gehen.

 

Tipp Nr. 2: Bereite dich vor

Was möchtest du mit diesem Anruf erreichen? Was ist etwa dein Problem, das mit dem Anruf gelöst werden sollte? Du solltest das Ziel des Anrufs vorher genau festlegen. Dann kannst du die richtigen Fragen stellen kannst und vergisst nichts, auch wenn du nervös wirst.

Wichtig ist auch, welche Informationen oder Unterlagen du bereithalten musst. Wenn du dir alles schon vorher zurechtlegst, brauchst du während des Telefonats nicht hektisch danach zu suchen.

 

Tipp Nr. 3: Wähle den richtigen Zeitpunkt

Klar, wenn der Grund des Anrufs wirklich dringend ist, ist der beste Zeitpunkt jetzt sofort. Ansonsten solltest du überlegen wann der Angerufene in bester Stimmung ist. Zum Beispiel nicht während der Mittagspause oder anderen Pausenzeiten, sofern sie dir bekannt sind. Genauso ungünstig finde ich unmittelbar nach Geschäftsöffnung morgens. Lass dein Gegenüber sich erst mal einrichten und den Tag planen. Kurz vor Geschäftsschluss ist ebenfalls schlecht. Auch wenn die Person theoretisch noch im Dienst ist, ist sie gedanklich schon im Feierabend und hat vielleicht nicht mehr so viel Lust, sich noch um dein Problem zu kümmern.

Manchmal lässt sich ein Anruf zu einer ungünstigen Zeit nicht vermeiden. Aber wenn du den Zeitpunkt bestimmen kannst, solltest du davon Gebrauch machen.

 

Tipp Nr. 4: Sei ehrlich

Wenn du dich tatsächlich am Telefon verhaspelst oder einen Blackout hast oder was auch immer, bleib locker. Atme tief durch und sag deinem Gegenüber ehrlich was los ist. „Sorry, ich hab grade den Faden verloren“ wirkt in jedem Fall besser als rumzudrucksen und nur noch Blödsinn zu reden. Wenn du dich nicht sofort wieder fängst, bitte um eine Pause. Vereinbare entweder, dass du gleich wieder zurückrufst oder bitte um einen völlig neuen Gesprächstermin.

Das ist absolut kein Weltuntergang und jedem schon mal passiert. Leg auf, atme tief durch, nimm dir Zeit dich neu zu sammeln und weiter geht’s.

 

Tipp Nr. 5: Das wichtigste schriftlich zusammenfassen

Ein wirklich guter Tipp den ich mal bekommen hab: Schreib dir als erstes den Namen deines Gegenübers auf, wenn du ihn nicht vorher weißt. Ich bin jemand, der sich so auf den Inhalt des Anrufs selbst fokussiert, dass ich den Namen sofort vergesse, nachdem ich ihn gehört hab. Daher sofort aufschreiben und ggf. auch unmittelbar nachfragen, wenn du ihn nicht verstanden hast. Schon allein deshalb, damit du nach dem Auflegen weißt mit wem du telefoniert hast.

Während des Gesprächs schreibe ich mir die wichtigsten Informationen in Stichpunkten auf einen Notizblock. Wenn ich mir nicht sicher bin ob ich alles richtig verstanden habe, frage ich am Ende des Gesprächs ob ich die wichtigsten Infos nochmal als Zusammenfassung per Mail bekommen kann. Oder ich frage nach, ob ich ihm meine Notizen mailen darf, um sie checken und ggf. korrigieren zu lassen. Das ist wesentlich besser als später wieder anzurufen und die gleiche Frage nochmal zu stellen, weil du die Hälfte vergessen hast.

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Tipps fürs Telefonieren privat

 

Ich geb zu, privat telefoniere ich nicht viel. Meistens nur mit meiner Familie und meinem Freund. Aber das sind Menschen, die ich sehr gut kenne und die mich kennen. Von daher fällt mir das Telefonieren hier nicht so schwer.

Aber manchmal muss ich privat dann doch mal telefonieren. Um Termine zu buchen oder Störungshotlines anzurufen etwa. Grundsätzlich versuche ich so viel wie möglich per E-Mail zu erledigen. Die meisten Firmen und Vereine sind mittlerweile im Internet vertreten und so gut wie jeder hat eine E-Mail-Adresse.

Lass dich allerdings nicht von einer gut aufgebauten Website täuschen. Wenn nicht explizit angegeben wird, das Termine per Mail gebucht werden können, ruf an!

Ich hab das schon öfters versucht und meine Mail landete in der Mailbox und wurde erst Tage später gelesen. Oder ich bekam drei Terminvorschläge per Mail zurück, bestätigte einen per Mail. Bekam dann mitgeteilt, dass dieser doch kurzfristig ausgebucht war. Antwortete mit einem neuen Vorschlag per Mail und war mittendrin in E-Mail Ping-Pong. Nervig für alle Beteiligten.

Wenn du also deinen Frisörtermin abmachen willst, musst du in den meisten Fällen telefonieren. Wenn du einen Werkstatttermin buchen musst, musst du eben telefonieren. Wenn du einen Handwerker brauchst, und so weiter.

Es gibt ein paar Ausnahmen:

  • Manche Firmen bieten Onlineformulare (mega Erfindung!) Ich bin vor allem ein großer Freund von Formularen zur Terminbuchung.
  • Lieferdienste, bei denen man online bestellen kann. Genial, ich muss nicht mehr mit fremden Menschen am Telefon reden, um eine Pizza zu bekommen.
  • Wenn die Firmen bei Social Media vertreten sind. Die Bahn zum Beispiel reagiert innerhalb von wenigen Minuten, wenn du ihnen dein Problem per Twitter schilderst. Etwa ob du deinen Anschlusszug noch bekommst oder welchen Alternativzug du nehmen kannst. Klappt sicher auch bei anderen Firmen und auf anderen sozialen Netzwerken. Ist allerdings nur praktikabel für einfache Auskünfte oder ähnliches. Wenn dein Problem zu komplex ist, solltest du doch lieber anrufen oder eine E-Mail schreiben.
  • Vielleicht fällt dir noch was Anderes ein, ich bin offen für neue Vorschläge.

Ich hoffe ich konnte dir etwas helfen und das Schreckgespenst Telefonieren etwas weniger schrecklich werden lassen. Telefonieren ist immer noch nicht meine Lieblingsbeschäftigung, aber ich fürchte mich schon lang nicht mehr davor.

Wie stehst du zum Telefonieren – Spaß oder schrecklich?

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Ich bin Sarah. Musikerin, Nerd und hazeleyednerd in Person. Wenn du mehr über mich erfahren willst, kannst du das hier tun.

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